Pour faire face à l’épidémie, le CHU de Poitiers a dû élaborer un plan de continuité d’activités, mettre en place des unités spécialement dédiées covid, assurer la prise en charge des patients infectés ainsi que la protection du personnel. Pour cela, l’établissement a pu compter sur l’engagement de la direction des achats.
Pendant la période de confinement, le personnel de la direction des achats, qui a continué d’assurer ses missions en télétravail, a été sollicité pour répondre aux différentes demandes d’achats liées à l’épidémie. Karine Froger et Valérie Déserbais, en charge de l’investissement hôtelier, ont ainsi été chargées de commander les équipements nécessaires à l’aménagement de l’unité dédiée covid : lits, chevets, fauteuils, unités d’isolement, etc. Elles ont également dû trouver des réfrigérateurs scientifiques pour conserver les écouvillons de prélèvements ainsi que les réactifs de laboratoire pour les tests. Si la plupart des achats se sont fait auprès des fournisseurs habituels dans le cadre des marchés publics, il leur a fallu trouver auprès de nouveaux fournisseurs du matériel en urgence : des unités d’isolement, des vestiaires et des balances suspendues.
L’achat des équipements de protection à usage unique essentiel à la protection du personnel en contact avec les patients covid, les solutions hydroalcooliques et produits d’entretien, était assuré par Catherine Lamy. Le travail a été intense pendant cette période pour approvisionner les services et plus particulièrement les masques (avant la mise en place du circuit de la Santé Publique France). De nouveaux fournisseurs ont été sollicités pour l’achat de ces produits en tension pour éviter des ruptures. Certains produits ont été commandés à l’étranger, c’est le cas des sacs hydrosolubles utilisés pour le traitement du linge contaminé, qui ont été achetés en Croatie, car indisponibles en France.
Malgré cette période hors-norme, les achats se sont faits dans le respect des procédures légales. L’activité du service juridique des achats a été très importante pendant la crise sanitaire puisque le CHU de Poitiers est porteur de la filière biologie au sein du groupement d’achat national UNIHA. L’hôpital a été, en effet, en charge des achats des équipements, matériels et réactifs nécessaires aux tests de dépistage pour l’ensemble des hôpitaux de ce groupement. Nicola Carey-Maitre, responsable de la cellule des marchés de la direction des achats a travaillé sans relâche avec Pierre Tromas, acheteur de la filière biologie, pour la mise en place des nouveaux contrats et les modifications nécessaires aux contrats existants.
Malgré une activité intense, devant répondre à des besoins urgents, le personnel des achats garde un souvenir particulier de cette période. « C’est un travail d’équipe entre la cellule des marchés et les services d’achats pour ensemble parvenir à répondre à la crise. Nous avons fait ce que nous avons pu et nous l’avons fait au mieux » explique Nicola Carey-Maitre.
Karine Froger et Valérie Deserbais soulignent, pour leur part, que « malgré la crise, le secteur hôtelier a continué de répondre aux besoins des services. Nous nous sommes tous sentis concernés par le virus et avons dû trouver des solutions adaptées pour aider au mieux. Avoir pu faire travailler une entreprise locale de distributeurs de gel en cette période si difficile a été une grande satisfaction » concluent-elles.
Catherine Lamy, quant à elle, se souviendra du « bel élan de solidarité » venant des entreprises extérieures pour leurs dons et souligne le travail fourni par les agents des différents magasins pour l’approvisionnement des services.